Yasal Aydınlatmalar
Öğrenci / Veli Aydınlatma Metni
Veri Sorumlusu ve İletişim
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında öğrenci ve velilere ait kişisel verilerin veri sorumlusu Özel Afife Sanat Yetenek Kursu’dur. Veri işleme faaliyetleriyle ilgili genel sorular ozelafifesanatyetenekkursu@gmail.com e-posta adresi veya +90 554 640 24 64 numaralı telefon üzerinden kuruma iletilebilir. Telefon genel bilgilendirme içindir; KVKK’nın 11. maddesi kapsamındaki resmî başvurular aşağıda belirtilen usullerle yapılır.
İşlenen Veri Kategorileri
Kayıt ve eğitim sürecinin niteliğine göre öğrenci ile velinin ad-soyadı, doğum veya yaş bilgisi, iletişim bilgileri, kullanıcı numarası, veli-öğrenci ilişkisi, ilgilenilen kurs, seviye, program ve tercih edilen gün-saat bilgileri; kayıt ve devam durumu; ders, yoklama, telafi, ödev, eğitmen notu ve gelişim değerlendirmeleri; mesaj, duyuru, etkinlik ve destek talebi kayıtları; paylaşılan belgeler ile işlem güvenliği ve oturum kayıtları işlenebilir. T.C. kimlik numarası yalnız açık bir hukuki veya operasyonel gereklilik varsa ve gerekli güvenlik tedbirleri alınarak işlenir.
İşleme Amaçları
Veriler; kayıt talebinin değerlendirilmesi, öğrenciye uygun ders ve eğitmenin planlanması, veliyle iletişim kurulması, ders ve yoklama kayıtlarının yürütülmesi, eğitim gelişiminin izlenmesi, ödev ve belgelerin paylaşılması, etkinlik ve duyuruların iletilmesi, destek taleplerinin çözülmesi, eğitim güvenliğinin sağlanması, Milli Eğitim Bakanlığı ve diğer yetkili mercilere karşı yükümlülüklerin yerine getirilmesi ile hukuki hakların tesisi ve korunması amaçlarıyla işlenir.
Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebepler
Kişisel veriler; internet sitesi ve BİS formları, e-posta, telefon, WhatsApp, yüz yüze görüşmeler, kayıt belgeleri, ders sırasında oluşturulan eğitim kayıtları ve güvenli bilgi sistemleri aracılığıyla otomatik veya otomatik olmayan yollarla toplanır. İşleme; sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi veya korunması ve temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat sebeplerine dayanır. Bu şartların karşılamadığı isteğe bağlı tanıtım veya görsel kullanımında ayrıca açık rıza alınır.
Çocuklara Ait Veriler
Çocuk öğrencilerin verileri, çocuğun üstün yararı ve veri minimizasyonu ilkeleri gözetilerek işlenir. Yaşa ve işlemin niteliğine göre veli veya yasal temsilci bilgilendirilir; gerekli olduğunda izin ya da açık rıza veli veya yasal temsilciden alınır. Çocuğa ait bilgiler yalnız eğitim, güvenlik ve mevzuat gereği ihtiyaç duyan yetkili kişilerce görülebilir. Tanıtım amacıyla fotoğraf, video veya ses kaydı kullanımı eğitim hizmetinden ayrı değerlendirilir.
Aktarım ve Erişim Yetkileri
Veriler; eğitim ve mevzuat süreçleri için yetkili kamu kurumlarına, yalnız görevi kapsamındaki öğretmen ve personele, hukuki veya mali danışmanlara ve barındırma, güvenlik, e-posta, mesajlaşma ya da dosya saklama hizmeti sunan tedarikçilere gerekli ölçüde aktarılabilir. Veli yalnız kendisiyle ilişkilendirilmiş öğrencinin kayıtlarına; öğretmen yalnız atanmış öğrencilerin görev kapsamındaki bilgilerine erişebilir. Yurt dışı aktarımı varsa KVKK’nın 9. maddesindeki şartlar uygulanır.
Özel Nitelikli Kişisel Veriler
Sağlık veya benzeri özel nitelikli bilgi, öğrencinin güvenli katılımı için gerçekten gerekli olmadıkça talep edilmez. İşlenmesi zorunlu olduğunda KVKK’nın 6. maddesindeki şartlardan uygun olanına dayanılır, erişim ayrıca sınırlandırılır ve uygun teknik-idari tedbirler uygulanır. Bu veriler genel ders notlarında, mesajlarda veya herkesçe görülebilen alanlarda paylaşılmaz.
Saklama ve İmha
Kayıt ve eğitim verileri, eğitim ilişkisinin devamı ile yasal saklama ve zamanaşımı süreleri boyunca tutulur. İşleme amacı ve hukuki sebep sona erdiğinde veriler güvenli biçimde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Başarısız kayıt talepleri ve artık gerekli olmayan iletişim kayıtları düzenli olarak gözden geçirilir; eğitim geçmişinin saklanması gereken bölümleriyle geçici iletişim verileri aynı sürede tutulmaz.
Veri Güvenliği ve Gizlilik
Kurum; rol bazlı erişim, güçlü kimlik doğrulama, güvenli oturum ve aktarım, güncel yazılım, yedekleme, denetim kayıtları ve yetki gözden geçirme süreçleri uygular. Eğitmenlerin öğrenci ve veliye açık notları ile yalnız öğretmen veya yönetim tarafından görülebilen iç notlar birbirinden ayrılır. Kişisel veriler analiz, hata izleme ve uygulama günlüklarına gereksiz veya açık biçimde yazılmaz.
İlgili Kişinin Hakları ve Başvuru
Öğrenci, veli veya yasal temsilci KVKK’nın 11. maddesi uyarınca verinin işlenip işlenmediğini öğrenme; bilgi isteme; işleme amacını, uygun kullanımını ve aktarılan kişileri öğrenme; düzeltme, silme veya yok etme ve bunların alıcılara bildirilmesini isteme; yalnız otomatik analiz sonucuna itiraz etme ve zararının giderilmesini talep etme haklarına sahiptir. Başvuru veri sorumlusuna yazılı olarak; kayıtlı elektronik posta, güvenli elektronik imza veya mobil imza yoluyla; ya da kurumda daha önce bildirilen ve sistemde kayıtlı e-posta adresinden ozelafifesanatyetenekkursu@gmail.com adresine iletilebilir. Kimlik ve gerekiyorsa temsil yetkisi doğrulanan başvurular en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.
Bu metin, kişisel veri işleme faaliyetlerinde veya ilgili mevzuatta değişiklik olması hâlinde güncellenir. Genel sorularınız için ozelafifesanatyetenekkursu@gmail.com adresine ulaşabilirsiniz. KVKK kapsamındaki resmî başvurular, ilgili metinde açıklanan başvuru usulleriyle iletilmelidir.